Tyto chyby při práci s Excelem a dalšími nástroji stojí firmy čas a peníze. Nebrzdí i váš byznys?
Zaměstnanci pracující s daty tráví 20–40 % času používáním Excelu a jiných digitálních nástrojů. Ale ruku na srdce… kolik hodin z toho je efektivně strávených? Cílem by nemělo být naučit kolegy lépe „klikat“ v tabulkách, ale odstranit problémy, které firmu stojí desítky tisíc korun měsíčně.
Ruční přepisování dat, nejednotná pravidla nebo chaos ve verzích souborů. To vše zaměstnance při práci s digitálními nástroji výrazně zpomaluje.
Na první pohled jde o drobnosti. Jenže když se v čase kumulují, brzdí rozhodování, zvyšují náklady a vedou k vyšší chybovosti.
Když s daty každý pracuje jinak, nastává problém
Různí zaměstnanci používají různou strukturu souborů, firma nemá standardy pro práce s tabulkami nebo se často stane, že jeden soubor existuje ve více verzích.
Že už jste to někde viděli?
Nekonzistentní práce s daty bývá hlavní kámen úrazu. Výsledkem jsou nespolehlivá a nepřesná data i rostoucí riziko chyb v rozhodování o klíčových záležitostech. Kde není systém, tam nemohou přijít výsledky.
Proto doporučujeme se na řešení tohoto problému zaměřit hned, jak na něj přijdete.
Rutinní ruční práce stojí desítky hodin měsíčně navíc
Opakující se úkoly může dnes s minimálními náklady automatizovat každý podnik, přesto se to zatím často neděje. Např. podle reportu GrowStack ve firmách padne až 40 % pracovní doby na úkoly, které není potřeba dělat manuálně.
V LifeScale Business pravidelně vídáme, že zaměstnanci ručně:
- kopírují data mezi různými nástroji
- aktualizují týdenní a měsíční reporty
- aktualizují dashboardy
- kontrolují a opravují chyby v datech
Přitom tyto i další úkoly se dají plně automatizovat, takže každý pracovník ušetří sobě (a tím pádem i firmě) desítky hodiny práce měsíčně.
Chaotické sdílení a pojmenovávání souborů
„final_v3_opraveno_final.xlsx“
„opravene_final_FINAL2.xlsx“
„verze_na_100_procent.xlsx“.
Ve všech případech jde o finální verzi stejného dokumentu, ale když se na názvy souborů podívají různé lidé z firmy, všichni budou zmatení.
Odlišný způsob pojmenovávání a sdílení dat napříč firmou je další úskalí, které dlouhodobě způsobuje zbytečné komplikace.
Týmy tráví čas dohledáváním správné verze, místo aby se věnovaly produktivní práci. Vznikají zmatky a projekty zbytečně váznou.
Jak to řešit? Nastavit jasná pravidla pro sdílení a spolupráci a naučit týmy pracovat s nástroji tak, aby existovala jedna aktuální verze dat, ke které mají všichni přístup v reálném čase.
PŘEČTĚTE SI TAKÉ: Největší kyberútoky u nás i ve světě. Co je spojuje a proč za nimi často stojí lidská chyba.
Nezdravá závislost na jednotlivcích
„S tímto souborem umí pracovat jen Petr, takže na něj musíme počkat.“
Pokud má klíčová data nebo procesy ve firmě na starost jen jeden člověk, kterého nikdo nedokáže zastoupit, je jen otázka času, kdy přijde problém nebo zbrzdění.
Když totiž daný člověk z jakéhokoliv důvodu chybí, znamená to:
- reálné riziko pro fungování týmu
- pozastavení prací na zakázkách
- časové a finanční ztráty
- případně bezpečnostní riziko
Proto v LifeScale Business razíme myšlenku, že by znalosti o klíčových souborech a datech měly být přenositelné napříč týmem.
Díky tomu se snižuje závislost na jednotlivcích a práce může plynule pokračovat bez ohledu na výpadek jednoho člena.
Nesrozumitelná prezentace dat a výstupů
K čemu jsou desítky až stovky hodiny strávené prací s daty, když vedení firmy neporozumí výstupům?
Nepřehledné tabulky, spousta chaotických čísel a žádná názorná vizualizace… to je realita ve stovkách společností. Management se pak nemůže dostatečně rychle a kvalitně rozhodovat.
Naštěstí to má řešení: naučit kolegy nejen zpracovávat data, ale také je přehledně a srozumitelně odprezentovat.
Lepší reporting a prezentace výstupů se dřív nebo později pozitivně projeví ve firemních výsledcích.
Provedeme vaši na cestě ke zvýšení digitální produktivity
Rádi byste ve firmě zatočili s neefektivní prací s daty a na maximum využili potenciál moderních nástrojů a technologií?
V LifeScale Business vám s tím rádi pomůžeme.
Provedeme audit, ukážeme vám konkrétní slabá místa a navrhneme kroky, jak snížit chybovost, ušetřit desítky hodin měsíčně a zvýšit výkon týmu.
Napište nám na sales@lifescale.cz a domluvte si s námi nezávaznou 30minutovou konzultaci.